Functieomschrijving: supply chain coördinator

De supply chain coördinator van een van de grootste logistieke dienstverleners van Nederland vertelt ons over zijn beroep. Zo kun je in dit interview onder andere lezen hoe zijn gemiddelde werkdag eruitziet, welke competenties je als supply chain coördinator nodig hebt en wat de voor- en nadelen van het beroep zijn. Oftewel: een complete functieomschrijving van een supply chain coördinator!
Foto’s ter illustratie.

LinkedIn Beroepenkompas

Volg Beroepenkompas nu ook op LinkedIn!

1. Wat doe je als supply chain coördinator, wat zijn je werkzaamheden?

Wanneer je denkt aan een simpele supply chain (een distributieketen), dan denk je ak gauw aan een product dat van locatie A naar locatie B moet. Zoals je je misschien kunt voorstellen zitten er tussen A en B een hoop schakels. Elke schakel in de supply chain voegt iets toe aan het product. Dit kan van alles zijn: er moet bijvoorbeeld een nieuwe doos omheen of er moet een extra label opgeplakt worden. Het is mijn verantwoordelijkheid als supply chain coördinator om deze keten in goede banen te leiden.

Nu ben ik met mijn werk niet bezig met dit soort kleine details; dat doen de verantwoordelijken voor de individuele ketenonderdelen. Het is vooral mijn taak om al deze verschillende actoren en ketenonderdelen goed met elkaar te laten communiceren. Wanneer ik zie dat er in een keten iets verkeerd loopt, zorg ik ervoor dat dit, samen met de desbetreffende schakel in de supply chain, opgelost wordt. Op dagdagelijks niveau is dit in hoofdlijnen waar ik voor ben aangenomen. Maar het beroep gaat verder dan dat.  Mijn werk kun je onderverdelen in drie hoofdtaken: chain control, incidentmanagement en business continuity management.

1. Chain control

Dit is wat ik hierboven heb uitgelegd, dus in het kort: zorgen dat de supply chain in goede banen wordt geleid en dat de verschillende ketenonderdelen goed met elkaar communiceren.

2. Incident management:

Op het moment dat zich ergens in de supply chain een incident voordoet, bijvoorbeeld een complete zending items die plotseling vaststaat bij de douane in het land van bestemming, dan is het in eerste instantie aan de desbetreffende verantwoordelijke schakel in de keten om actie te ondernemen en deze zending los te krijgen. Wanneer het deze partij niet lukt, wordt de zaak naar mij geëscaleerd. Dan moet ik ervoor zorgen dat het incident opgelost wordt. In dergelijke situaties zet ik hier een zogenaamde “task force” in om actie te ondernemen en ben ik verantwoordelijk om de task force in goede banen te leiden. Alle betrokkenen dienen goed geïnformeerd te blijven om het incident op een effectieve manier op te lossen.

Voorbeelden van acties die ik samen met een task force moet inzetten:

  • Een route in de supply chain aanpassen
  • Transportcapaciteiten uitbreiden
  • Onze distributiepartners in het buitenland vragen of ze met de douane willen spreken om de zending los te krijgen, indien deze in een bepaald onderdeel van de buitenlandse keten zijn blijven steken.

3. Business continuity management

Naast de dagdagelijkse monitoring en aansturing van onze productieketens, dien ik ervoor te zorgen dat de business op de mid-lange en lange termijn door kan gaan. Wat hebben we geleerd van incidenten en wat kunnen we eraan doen om dit in de toekomst te voorkomen? Om zo een plan van aanpak te maken over hoe we in het vervolg deze incidenten doeltreffend kunnen oplossen. Maar het liefst herstructureer ik de business zo, dat een incident zich niet eens meer voor kan doen.

In plaats van reactief te zijn, moeten we er voor zorgen dat we naar een proactieve organisatie gaan. Je wil met z’n allen naar een organisatie die zoveel mogelijk incidenten kan voorkomen. Dit doe je door business continuity management en incident management met elkaar te combineren. Voorkomen is beter dan genezen!

supply chain coördinator

2. Hoelang ben je al supply chain coördinator?

Ik ben sinds februari 2016 werkzaam als supply chain coördinator, in het totaal een jaar en negen maanden dus. Daarvoor was ik werkzaam als transport coördinator en als data analist. Ik ben bij dit bedrijf begonnen als procesmanager.

3. Vind je je baan als supply chain coördinator zwaar?

Soms wel en soms niet. Het gaat met pieken en dalen. Het hangt er heel erg vanaf hoe druk het is. Het is een zware functie wanneer je in een drukke logistieke periode zit en er veel incidenten plaatsvinden. Deze incidenten moeten allemaal worden opgelost. In een rustigere periode met lagere volumes komen er ook minder incidenten voor. Als alles in de supply chain goed verloopt, is mijn werk een stuk minder ‘zwaar’. Dit zijn de periodes waar ik bezig kan zijn met business continuity management. Dan ben ik bezig met de toekomst van het bedrijf om de gehele supply chain te verbeteren.

De piek van de drukke logistieke periodes begint in Nederland iets voor Sinterklaas. Internationaal heb je met veel meer rekening te houden. In China heb je bijvoorbeeld in november al veel feestdagen. Dan beginnen de volumes al te fluctueren. Internationaal verschilt de piekperiode dus erg van de piekperiode in Nederland.

4. Hoe word je supply chain coördinator?

Om eerlijk te zijn, ben ik zelf pet toeval in het vak gerold. Ik heb namelijk Finance gestudeerd, maar kwam er later pas achter dat ik logistiek heel interessant vond. Voor degenen die al vroeg weten dat ze supply chain coördinator willen worden, zou ik aanraden om een studie te kiezen die aansluiten op het vak, zoals: Logistiek management of Supply Chain Management.

Competenties supply chain coördinator:

  • Voortschrijdend inzicht
    Je moet kunnen inschatten welke acties tot welke gevolgen kunnen leiden.
  • Plannen
  • Organiseren
  • Helder communiceren
    Je moet met verschillende ketenonderdelen helder kunnen communiceren om ervoor te zorgen dat acties naadloos op elkaar aansluiten. Dit kan soms ingewikkelder zijn dan je denkt.
  • Analyseren
    Omdat je met zoveel schakels in de keten te maken hebt, is het belangrijk om te zien waar de zwakke schakels in de supply chain zitten. Hiervoor moet je de juiste data bij de relevante bronnen verzamelen en vervolgens om kunnen zetten in de juiste acties.
  • Leiderschap
    Leiderschap is ook belangrijk; zeker als er een taskforce voor de incidenten geleid moet worden. Maar als leider ben je nooit uitgeleerd; het is een proces van continue verbeteren.  Voorheen was ik als leidinggevende bijvoorbeeld soms iets te directief. Wat ik hier van heb geleerd, is dat je niet moet zeggen hoe je collega’s hun werk moeten doen. Je moet je collega’s betrekken bij het hele proces en laten zien wat hun doel is, juist omdat ze kennis en ervaring in huis hebben.

competenties supply chain coördinator

5. Hoe ben jij er achter gekomen dat je supply chain coördinator wilde worden?

Zoals gezegd, ben ik in het vak gerold omdat ik logistiek heel interessant vind. Daarbij wilde ik graag werken in een internationale setting. Vooral het zaken doen met verschillende culturen trekt mij erg aan. De combinatie tussen logistiek en internationale samenwerking vind ik terug in deze baan. Daarnaast vind ik het optimaliseren van de samenwerking tussen allerlei specialistische schakels een hele leuke uitdaging.

6. Wat zijn jouw talenten en hoe wist je dat dit past bij een beroep als supply chain coördinator?

Voor mij is het belangrijkste het menselijke aspect, maar ik denk dat dat bij veel banen geldt. Wanneer je te beroepsmatig of te functioneel bezig bent met een takenpakket en je te veel focust op het resultaat, verlies je uit het oog wat de mensen in de organisatie doen. Dit kan misschien één keer goed gaan, maar voor de lange termijn werkt dit niet. Helder en op een menselijke manier met collega’s omgaan is dus het belangrijkst.

7. Waar bestaat jouw dagindeling als supply chain coördinator uit?

Geen enkele werkdag is hetzelfde, behalve de tijd waarop ik mijn werkdag begin, namelijk om: 08:00 uur. Ik zal een voorbeeld geven van hoe een dag zou kunnen verlopen:

Ik begin de dag met het maken van een planning voor de hele dag. Daarna kijk ik of er cruciale incidenten zijn die zich op dat moment afspelen en indien nodig stem ik acties af met diverse stakeholders.

Op bijvoorbeeld de woensdag heb ik om 10:00 een ketenoverleg. Bij zo’n overleg komen alle ketens bij elkaar om te overleggen hoe de samenwerking verloopt. Tijdens dit overleg zet ik acties uit bij de verschillende ketenonderdelen. Hier wordt ook een planning voor gemaakt.

Na de lunch is het heel afhankelijk van wat er in de keten gebeurt. Recent hadden we nog een incident in Brazilië die ik snel, samen met de desbetreffende ketens, moest oplossen.

Op de maandag en de donderdag heb ik andere overleggen die verder gaan dan de keten zelf; deze overleggen zijnjuist organisatie-breed. Ik vertegenwoordig daarbij de supply chain. Bij dit overleg kunnen ook partijen als marketing en ICT aanwezig zijn. Als supply chain coördinator vertegenwoordig ik de logistieke afdeling.

Tijdens de week probeer ik twee dagen in de week vrij te maken om mezelf terug te trekken en na te denken of alles wel goed verloopt en bekijk ik of ik structurele verbeteringen in de keten kan doorvoeren. Dan ben ik dus bezig met business continuity management.

supply chain coördinator

8. Wat zijn de voordelen van jouw beroep als Supply chain coördinator?

Ik heb ontzettend veel vrijheid en beslissingsbevoegdheid. Op het moment dat er in de supply chain een operationele keuze gemaakt moet worden, ben ik hier vaak verantwoordelijk voor. Hierdoor kun je veel impact maken en dit vind ik heel belangrijk. Daarbij vind ik het leuk om met collega’s samen te werken die enthousiast zijn en waar ik veel energie van krijg.

9. Wat zijn de nadelen van jouw beroep als Supply chain coördinator?

Hoge druk en lange werkdagen. Het werk is zo ontzettend breed. Wanneer er bijvoorbeeld een incident in de keten plaatsvindt, verwachten mensen dat ik dit gelijk kan oplossen. Het lukt niet altijd om als supply chain coördinator alles eigenhandig op te lossen. Je moet dit soms ook outsourcen. Je moet leren om verantwoordelijkheid bij andere mensen te leggen.

10. Heb je tips voor mensen die Supply chain coördinator willen worden?

Ik zou bij een groot logistiek bedrijf beginnen waarbij je de mogelijkheid hebt om een traineeship te volgen. Vooral aan het begin van je carrière is het moeilijk om erachter te komen wat je leuk vindt en waar je goed in bent. Het is belangrijk om hier ervaring in op te doen. Zelf heb ik bij diverse ketenonderdelen gewerkt, zoals transport en de werkvloer van één van onze productielocaties. Daardoor weet ik precies hoe de volledige supply chain in elkaar steekt en hoe de onderdelen met elkaar horen samen te werken. Het is belangrijk om een overview te krijgen en dit in een korte periode te leren. Een traineeship kan die learning curve alleen maar ondersteunen en versnellen.

11. Wat kunnen valkuilen zijn als je Supply chain coördinator wil worden?

Het is belangrijk om heel helder voor jezelf te maken op welke taken je je gaat focussen en welke taken je coördineert. Zorg ervoor dat niet alle logistieke problemen binnen de keten of binnen het bedrijf jouw problemen worden. Zorg dat je je taken afbakent om eerst hier goed in te worden om vervolgens je takenpakket te verbreden. De valkuil is dat je als supply chain coördinator teveel in een keer wilt verbeteren en aanpakken.

functieomschrijving supply chain coördinator

12. Heb je algemene carriëretips voor (jonge) ambitieuze mensen?

Of je nou putjesschepper, kok, directeur of piloot wil worden, zorg ervoor dat je de beste wordt in wat je doet. Maar probeer dat wel vanuit ontspanning en plezier te doen en niet vanuit het gevoel van moeten en verplichting. Vanuit plezier en ontspanning houd je het veel langer vol.

Deel ook je successen. Zolang je het goed doet en zolang dat zichtbaar is, kan het niet anders dan dat je verder komt in je carrière. Redeneer ook niet vanuit geld of uit status(angst). Je gaat dan denken vanuit een tekort en dat moet je niet doen, dan is het nooit genoeg. Daar komt stress vandaan en dat is niet gezond. Daarbij is het ook niet erg om af en toe blunders te maken. Van fouten kun je leren.

13. Wat is de grootste blunder die je hebt gemaakt en wat was hier het meest leerzame van?

Ik heb een keer de beslissing genomen om een hele bulk aan goederen met een behoorlijk hoge waarde naar een specifieke stad te sturen. Ik was in de veronderstelling dat daar de levertijd op vooruit zou gaan. De hele bulk werd daar echter niet geaccepteerd door de distribuerende partner, waardoor de boel 8 weken heeft stilgelegen. Uiteindelijk heb ik dit wel kunnen oplossen en heb ik deze zendingen alsnog naar de klanten kunnen sturen. De klanten kregen daarbij ook een compensatie en excuses vanuit het bedrijf.

14. Hoe blijft je baan als supply chain coördinator uitdagend?

De afwisseling en het werken met verschillende culturen maakt het heel interessant. Ook op strategisch niveau nadenken om aan de supply chain van de toekomst te werken vind ik boeiend. Om hier verschil in te maken geeft een enorme kick. Dus niet alleen het operationele, maar ook het strategische aspect van mijn beroep maakt het werk altijd uitdagend.

15. Wat zijn je ambities voor de toekomst binnen of buiten dit beroep?

Ik wil uiteindelijk doorgroeien naar directieniveau. Het is de vraag via welk pad ik dat ga doen. Op dit moment zie ik mezelf dit via de supply chain kant van ons bedrijf te doen. Wellicht is voor mij de eerstvolgende kans om Supply Chain Manager te worden, waarbij ik de hele afdeling Supply Chain Management aanstuur. Daarna zou een logische vervolgstap Directeur Logistiek kunnen zijn.

16. Hoe blijf jij jezelf ontwikkelen als supply chain coördinator?

Ik heb recent een post bachelor opleiding logistiek afgerond en op het moment ben ik bezig met een Lean Green Belt opleiding. We hebben hier interne opleiders voor. Ik heb geluk dat het bedrijf een hoop kansen biedt om me te blijven ontwikkelen. Daarnaast vind ik het misschien wel belangrijker om mezelf buiten mijn baan te ontwikkelen, zowel op professioneel niveau maar ook op spiritueel niveau.

Ik probeer me bij alles wat ik doe af te vragen of ik het leuk vind om te doen en af te vragen of het past bij wie ik ben. Ik hou bijvoorbeeld een dagboek bij om dit allemaal op een rijtje te zetten. Daarbij mediteer ik ook veel. Dit is goed voor mijn zelfkennis en om tot rust te komen en zo leren te vertrouwen op wie ik ben. Ik kijk altijd verder dan mijn beroep. Je bent niet je baan.

17. Heb je sollicitatietips voor toekomstige Supply chain coördinatoren?

Zorg dat je voor je sollicitatiegesprek weet dat je dit voor de volle 100% wil doen en ben volledig jezelf tijdens het sollicitatiegesprek want anders word je aangenomen voor een baan die misschien wel helemaal niet bij je past. Zoals ik al eerder aangaf: je moet verder komen in je carrière vanuit plezier en ontspanning, want dan houd je het veel langer vol en kom je een stuk verder!

Wil je graag jouw baan uitlichten of wil je juist dat er een andere baan wordt behandeld op Beroepenkompas.nl? Stuur me dan een berichtje!

Salaris supply chain coördinator

Het salaris van een supply chain coordinator is afhankelijk van verschillende factoren als: werkervaring, de organisatie en de verantwoordelijkheden.

Glassdoor.nl meldt dat het salaris tussen kan liggen tussen de 34.000 en 47.000 euro per jaar. Dit salaris is gebaseerd op vier vermeldingen van verschillende supply chain coördinatoren. Het salaris is een indicatie en kan dus erg verschillen. Het genoemde salaris staat los van dit interview.

Salaris supply chain coördinator

Een reactie plaatsen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *